Archivi Ambrosiani

CONSERVAZIONE DOCUMENTALE
servizio di tenuta archivi cartacei a norma di legge

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DIGITALIZZAZIONE ARCHIVI
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CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
custodia e gestione archivi cartacei

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039 20.28.590
   info@archiviambrosiani.it

SOLUZIONI DI ARCHIVIAZIONE PER IL TUO BUSINESS


Archiviazione
ottica

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Archiviazione ottica


Per fornire il servizio di gestione elettronica dei documenti Archivi Ambrosiani realizza diverse attività:
  • Normalizzazione della pratica: fase di trattamento della documentazione che consente di utilizzare scanner veloci in fase di acquisizione.
  • Scansione: la scansione avviene attraverso l'utilizzo di scanner professionali; viene creato un DataBase di immagini elettroniche.
  • Creazione degli indici: i documenti cartacei vengono indicizzati attraverso la creazione di un database che prevede campi e chiavi di ricerca definite con il Cliente.
  • Consegna delle immagini: al termine delle attività descritte, le immagini e i dati verranno rilasciati nei formati concordati con il cliente.

  • La fase complementare dell'Archiviazione Ottica è l'archiviazione tradizionale (cartacea) in spazi attrezzati. In questo modo si migliora la fase gestionale attraverso la disponibilità immediata dell'immagine del documento e si soddisfano le necessità di conservazione probatoria in forma tradizionale.
    Altra alternativa è il passaggio alla Conservazione Sostitutiva che consente di eliminare gli originali cartacei e di conservare le copie digitalizzate, naturalmente secondo le prescrizioni del Codice dell'Amministrazione Digitale.
    Gli utenti, in base alle necessità ed ai diritti attribuiti, potranno accedere in qualsiasi momento alle informazioni archiviate in modo digitale e potranno soddisfare gli obblighi di esibizione a fine probatorio previsti dalle Norme attuali.

    Archiviazione
    on-site

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    Archiviazione on-site


    In questo caso Archivi Ambrosiani lo accompagna nell'individuare le scelte strategiche più opportune, definendo eventuali attività necessarie per raggiungere gli obiettivi di riordino, con conseguente risparmio sia di tempo nel recupero dei documenti che di spazio.

    Il progetto si sviluppa inizialmente in due direzioni:
  • Presa di conoscenza dello stato organizzativo degli Archivi e proposta di adeguamento sia dei locali che degli strumenti archivistici di corredo.
    Viene effettuata una verifica degli spazi fisici e dell'organizzazione logica e strumentale dell'Archivio.
  • Organizzazione vera e propria dei documenti.

  • Una volta effettuato il primo step si procede con la riorganizzazione necessaria dell'archivio, che ha inizio con la presa in carico dell'archivio stesso.
    Solitamente il primo elaborato che viene prodotto è un Elenco Topografico che riporta esattamente tutta la tipologia della documentazione presente e la relativa collocazione.

    Segue quindi una eventuale proposta di riorganizzazione più approfondita che indica i criteri di riordino e che si concretizza nello svolgimento delle attività pratiche atte a raggiungere lo scopo previsto.
    L'attività si conclude la redazione di procedure di gestione, elenchi di consistenza e inventari, massimari di conservazione e scarto.

    conservazione
    sostitutiva

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    conservazione sostitutiva


    Questo procedimento prende il nome di Conservazione Sostitutiva dei documenti ed è il passaggio successivo all'archiviazione elettronica dei dati.
    In pratica i documenti vengono resi definitivi nella forma, nel contenuto e nel tempo, attraverso l'apposizione di una firma digitale e di una marca temporale che ne garantiscono immodificabilità e validità ai fini fiscali.

    Tra i vantaggi della conservazione sostitutiva ve ne sono alcuni di grande rilevanza.
    Primo fra tutti la conservazione su supporto ottico è meno impegnativa in termini di spazio e, quindi, puಠconsentire di utilizzare al meglio gli spazi aziendali disponibili. L'azienda puಠevitare di sostenere costi di natura logistica, quali dedicare locali per allocare i documenti, rendere e mantenere idonei gli stessi alla conservazione, procedere periodicamente allo scarto e impegnare personale necessario a tutte queste attività. Questi stessi benefici si ottengono, tra l'altro, anche attraverso l'Outsourcing dei propri archivi aziendali.
    Un altro punto di analisi è quello relativo alla garanzia di conservazione contro il degrado che negli anni i documenti potrebbero subire. Conservare correttamente un documento nella versione cartacea significa anche produrlo utilizzando carta e inchiostro adeguati, non deperibili nel tempo. Questo problema si avverte decisamente meno quando i documenti vengono resi disponibili su supporti ottici o tramite canali informatici.
    Infine non è da sottovalutare l'importanza di poter eliminare tutta una serie di costi nascosti che di solito non vengono collegati alle problematiche di conservazione vera e propria ma che di fatto lo sono. Un esempio evidente potrebbe essere quello dei costi relativi all'hardware per la produzione e la relativa stampa di documenti particolari come apparecchiature dedicate ai libri contabili e ai registri.
    Tra le diverse tipologie di documenti che possono essere conservati in modo sostitutivo vale la pena di ricordare che ci sono anche Dichiarazioni Fiscali, Libri Sociali, Modelli di Pagamento (F23, F24), Bilanci, Libro Giornale, Registri IVA, Acquisti, Corrispettivi, fatture attive e passive, Libro Matricola e altri ancora.

    workflow
    documentale

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    Workflow documentale


    Lo scopo principale di un sistema di Workflow Documentale è quello di garantire l'associazione tra Registrazione dei documenti e Procedimenti (Documento iniziale, Istruttoria, Decisione, Conclusione, Decisione) e quindi mettere l'azienda nella condizione di poter operare al suo interno con un alto livello di condivisione delle informazioni.
    Implementando questo sistema di gestione gli operatori coinvolti possono svolgere tutte le attivitàà relative ai documenti senza dover per altro intervenire fisicamente sugli stessi, avendo sempre disponibili in forma elettronica i documenti aziendali organizzati secondo il Piano di Archiviazione adottato, specchio dell'Organizzazione aziendale reale esistente.
    Archivi Ambrosiani

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    Archivi Ambrosiani è una giovane realtà che, grazie all'apporto dei soci fondatori, può vantare un'esperienza ventennale nel campo della gestione degli archivi.
    La provenienza da aziende pioniere nei servizi di Archiviazione, Logistica ed Information Technology, ha permesso la costituzione e la crescita di una solida realtà rivolta alla piena soddisfazione del cliente.
    I forti investimenti fatti per l'acquisizione e la formazione all'interno dell'organizzazione di personale capace e preparato, ci rende oggi in grado di poter proporre soluzioni personalizzate di alto livello in materia di archiviazione e di servizi correlati, avvalendoci di un team affiatato e poliedrico oltre che delle tecnologie più all'avanguardia.

    La Sede Legale e gli uffici di Archivi Ambrosiani si trovano a Monza, dove vengono gestite le attività amministrative, commerciali e organizzative dei vari siti di archiviazione. L'Archivio Centrale si trova a Caravaggio (BG) ed è stato progettato e allestito ad hoc per l'alloggiamento e la conservazione dei documenti destinati all'archiviazione. L'archivio di Caravaggio è validamente supportato da quello di Vaiano Cremasco (CR). La sicurezza dell'Archivio Centrale, come degli altri siti dedicati alla custodia dei documenti, è garantita da moderni sistemi antincendio, antiallagamento, antintrusione e da sistemi di controllo di temperatura e umidità .

    Servizi


    Archivi Ambrosiani ha interagito e interagisce proponendo soluzioni personalizzate alle più svariate tipologie di clienti: realtà della Pubblica Amministrazione, Istituti di Credito, Assicurazioni e Finanziarie, aziende del Settore Sanitario, aziende private di grosse dimensioni ma anche tante piccole realtà locali. Questa varietà di esperienze rende la nostra società elastica e competente, sensibile nell'identificare in modo immediato le soluzioni più vantaggiose per i clienti, sia in termini organizzativi che economici.

    Il ventaglio delle attività proposte è completo e comprende tutte le variabili possibili nella organizzazione e gestione degli archivi: dalla analisi e progettazione al riordino, alla gestione dell'archivio storico, di deposito e corrente sia presso il "cliente che in outsourcing" fino ad abbracciare progetti di archiviazione ottica e conservazione sostitutiva.

    Analisi e progettazione

    Il procedimento di analisi si pone come obiettivo principale quello di identificare le caratteristiche di un intero archivio e di ottenere una visione completa del patrimonio documentale del cliente.


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    Analisi e progettazione


    Successivamente si procede individuando le reali esigenze di archiviazione e, ottemperando agli obblighi normativi vigenti in materia, si definiscono gli interventi necessari per adeguare gli archivi alle necessità, non trascurando di valutare costi e benefici delle diverse soluzioni possibili.
    È tra l'altro possibile formulare per il cliente una Analisi di Rischio dell'Area Archivio, che attesti il livello di sicurezza fisico, logico e tecnologico dell'archivio e che consenta di:
  • Individuare i criteri di riordino
  • Prevedere strumenti di corredo
  • Redigere manuali di procedure di gestione
  • Redigere elenchi di consistenza e inventari
  • Redigere massimari di conservazione e scarto
  • Archiviazione on-site

    Il cliente può decidere di attivarsi per una riorganizzazione dell'archivio presso la sua struttura.


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    Archiviazione on-site


    In questo caso Archivi Ambrosiani lo accompagna nell'individuare le scelte strategiche più opportune, definendo eventuali attività necessarie per raggiungere gli obiettivi di riordino, con conseguente risparmio sia di tempo nel recupero dei documenti che di spazio.

    Il progetto si sviluppa inizialmente in due direzioni:
  • Presa di conoscenza dello stato organizzativo degli Archivi e proposta di adeguamento sia dei locali che degli strumenti archivistici di corredo.
    Viene effettuata una verifica degli spazi fisici e dell'organizzazione logica e strumentale dell'Archivio.
  • Organizzazione vera e propria dei documenti.

  • Una volta effettuato il primo step si procede con la riorganizzazione necessaria dell'archivio, che ha inizio con la presa in carico dell'archivio stesso.
    Solitamente il primo elaborato che viene prodotto è un Elenco Topografico che riporta esattamente tutta la tipologia della documentazione presente e la relativa collocazione.

    Segue quindi una eventuale proposta di riorganizzazione più approfondita che indica i criteri di riordino e che si concretizza nello svolgimento delle attività pratiche atte a raggiungere lo scopo previsto.
    L'attività si conclude la redazione di procedure di gestione, elenchi di consistenza e inventari, massimari di conservazione e scarto.

    Archiviazione in outsourcing

    Archivi Ambrosiani offre un servizio di archiviazione fisica in outsourcing: questo significa accogliere presso i propri archivi la documentazione in originale del cliente, sia in formato cartaceo che ottico.


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    Archiviazione in outsourcing


    Il servizio viene fornito garantendo un'assoluta sicurezza nella conservazione dei documenti, sia dal punto di vista delle strutture utilizzate (scaffalature, contenitori idonei a mantenere l'integrità di ogni tipologia di supporto) che dal punto di vista dei locali, protetti da moderni sistemi antincendio, antiallagamento, antintrusione, sistemi di controllo ambientale, ed eventualmente anche di temperatura e umidità.
    Archivi Ambrosiani si occupa scrupolosamente di tutte le attività concordate: il ritiro, la catalogazione e l'archiviazione di tutta la documentazione presa in carico.
    I documenti vengono collocati in archivio tenendo conto delle singole particolarità, che possono essere diverse, come ad esempio il loro tasso di consultazione, la loro riservatezza, il tipo di supporto sul quale vengono realizzati.
    Il cliente può consultare il proprio archivio in outsourcing in qualsiasi momento e secondo necessità. Può avvalersi del contributo dello staff di Archivi Ambrosiani, in grado di evadere richieste di consultazione e movimentazione mantenendo tempistiche rapidissime, oppure può consultarlo da remoto (in caso di archivi digitali) o direttamente in loco, secondo i servizi richiesti.
    Le pratiche possono essere trasmesse in diverse modalità: in originale, tramite fax o scansione digitale. Annualmente, sulla base delle procedure di scarto definite, si procede allo scevramento e smaltimento della documentazione il cui periodo di conservazione, legale o programmato, sia scaduto.

    Quali sono i vantaggi dell'outsourcing?
  • Un outsourcing archivistico presenta una serie di vantaggi, primo fra tutti quello di evitare investimenti in strutture e impianti dedicati ad un archivio. Gli spazi che dovrebbero ospitare l'archivio possono essere quindi destinati ad attività con maggior valore aggiunto.
  • Lo stesso principio è valido anche per quanto concerne il personale dedicato alla gestione dell'archivio: la possibilità di ricollocazione dello stesso verso attività maggiormente orientate al core business aziendale.
  • Ridurre i costi ed ottimizzare i processi sono vantaggi macroscopici dell'outsoucing archivistico, che vengono affiancati da altre importanti opportunità quali quella di affidarsi a personale preparato e aggiornato sulle corrette modalità di archiviazione e quella di trasferire all'outsourcer la responsabilità del corretto adempimento della normativa riguardante la sicurezza e la riservatezza dei dati presenti in archivio.
  • Archiviazione ottica

    Attraverso l'utilizzo di tecnologie informatiche all'avanguardia viene offerta al Cliente la possibilità di usufruire di tutti i vantaggi derivanti dalla conversione dei documenti cartacei in immagini digitali, rendendo la consultazione delle pratiche semplice, immediata e possibile da parte di più utenti contemporaneamente.


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    Archiviazione ottica


    Per fornire il servizio di gestione elettronica dei documenti Archivi Ambrosiani realizza diverse attività:
  • Normalizzazione della pratica: fase di trattamento della documentazione che consente di utilizzare scanner veloci in fase di acquisizione.
  • Scansione: la scansione avviene attraverso l'utilizzo di scanner professionali; viene creato un DataBase di immagini elettroniche.
  • Creazione degli indici: i documenti cartacei vengono indicizzati attraverso la creazione di un database che prevede campi e chiavi di ricerca definite con il Cliente.
  • Consegna delle immagini: al termine delle attività descritte, le immagini e i dati verranno rilasciati nei formati concordati con il cliente.

  • La fase complementare dell'Archiviazione Ottica è l'archiviazione tradizionale (cartacea) in spazi attrezzati. In questo modo si migliora la fase gestionale attraverso la disponibilità immediata dell'immagine del documento e si soddisfano le necessità di conservazione probatoria in forma tradizionale.
    Altra alternativa è il passaggio alla Conservazione Sostitutiva che consente di eliminare gli originali cartacei e di conservare le copie digitalizzate, naturalmente secondo le prescrizioni del Codice dell'Amministrazione Digitale.
    Gli utenti, in base alle necessità ed ai diritti attribuiti, potranno accedere in qualsiasi momento alle informazioni archiviate in modo digitale e potranno soddisfare gli obblighi di esibizione a fine probatorio previsti dalle Norme attuali.

    Conservazione sostitutiva

    Il Decreto Legge approvato dal Ministero dell'Economia il 23 Gennaio 2004 e la successiva Deliberazione CNIPA del 19 Febbraio 2004 garantiscono la possibilità per le aziende di poter sostituire i documenti cartacei prodotti dai propri sistemi (ciclo attivo) e quelli acquisiti dall'esterno (ciclo passivo) con le relative immagini sottoscritte con firma elettronica e marca temporale.


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    Conservazione sostitutiva


    Questo procedimento prende il nome di Conservazione Sostitutiva dei documenti ed è il passaggio successivo all'archiviazione elettronica dei dati.
    In pratica i documenti vengono resi definitivi nella forma, nel contenuto e nel tempo, attraverso l'apposizione di una firma digitale e di una marca temporale che ne garantiscono immodificabilità e validità ai fini fiscali.

    Tra i vantaggi della conservazione sostitutiva ve ne sono alcuni di grande rilevanza.
    Primo fra tutti la conservazione su supporto ottico è meno impegnativa in termini di spazio e, quindi, puಠconsentire di utilizzare al meglio gli spazi aziendali disponibili. L'azienda puಠevitare di sostenere costi di natura logistica, quali dedicare locali per allocare i documenti, rendere e mantenere idonei gli stessi alla conservazione, procedere periodicamente allo scarto e impegnare personale necessario a tutte queste attività. Questi stessi benefici si ottengono, tra l'altro, anche attraverso l'Outsourcing dei propri archivi aziendali.
    Un altro punto di analisi è quello relativo alla garanzia di conservazione contro il degrado che negli anni i documenti potrebbero subire. Conservare correttamente un documento nella versione cartacea significa anche produrlo utilizzando carta e inchiostro adeguati, non deperibili nel tempo. Questo problema si avverte decisamente meno quando i documenti vengono resi disponibili su supporti ottici o tramite canali informatici.
    Infine non è da sottovalutare l'importanza di poter eliminare tutta una serie di costi nascosti che di solito non vengono collegati alle problematiche di conservazione vera e propria ma che di fatto lo sono. Un esempio evidente potrebbe essere quello dei costi relativi all'hardware per la produzione e la relativa stampa di documenti particolari come apparecchiature dedicate ai libri contabili e ai registri.
    Tra le diverse tipologie di documenti che possono essere conservati in modo sostitutivo vale la pena di ricordare che ci sono anche Dichiarazioni Fiscali, Libri Sociali, Modelli di Pagamento (F23, F24), Bilanci, Libro Giornale, Registri IVA, Acquisti, Corrispettivi, fatture attive e passive, Libro Matricola e altri ancora.

    Sistemi di workflow

    Attraverso il Workflow Documentale si realizza per una realtàà un sistema di organizzazione dei processi di lavoro aziendali ordinato e snello.


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    Sistemi di workflow


    Lo scopo principale di un sistema di Workflow Documentale è quello di garantire l'associazione tra Registrazione dei documenti e Procedimenti (Documento iniziale, Istruttoria, Decisione, Conclusione, Decisione) e quindi mettere l'azienda nella condizione di poter operare al suo interno con un alto livello di condivisione delle informazioni.
    Implementando questo sistema di gestione gli operatori coinvolti possono svolgere tutte le attivitàà relative ai documenti senza dover per altro intervenire fisicamente sugli stessi, avendo sempre disponibili in forma elettronica i documenti aziendali organizzati secondo il Piano di Archiviazione adottato, specchio dell'Organizzazione aziendale reale esistente.



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    Contatti

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    via Federico Rossi, 5
    20052 Monza (MB)
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