ARCHIVIAZIONE OTTICA

Attraverso l'utilizzo di tecnologie informatiche all'avanguardia viene offerta al Cliente la possibilità di usufruire di tutti i vantaggi derivanti dalla conversione dei documenti cartacei in immagini digitali, rendendo la consultazione delle pratiche semplice, immediata e possibile da parte di più utenti contemporaneamente.

Per fornire il servizio di gestione elettronica dei documenti Archivi Ambrosiani realizza diverse attività :

  • Normalizzazione della pratica: fase di trattamento della documentazione che consente di utilizzare scanner veloci in fase di acquisizione.
  • Scansione: la scansione avviene attraverso l'utilizzo di scanner professionali; viene creato un DataBase di immagini elettroniche.
  • Creazione degli indici: i documenti cartacei vengono indicizzati attraverso la creazione di un database che prevede campi e chiavi di ricerca definite con il Cliente.
  • Consegna delle immagini: al termine delle attività descritte, le immagini e i dati verranno rilasciati nei formati concordati con il cliente.
La fase complementare dell'Archiviazione Ottica è l'archiviazione tradizionale (cartacea) in spazi attrezzati. In questo modo si migliora la fase gestionale attraverso la disponibilità immediata dell'immagine del documento e si soddisfano le necessità di conservazione probatoria in forma tradizionale. Altra alternativa è il passaggio alla Conservazione Sostitutiva che consente di eliminare gli originali cartacei e di conservare le copie digitalizzate, naturalmente secondo le prescrizioni del Codice dell'Amministrazione Digitale.

Gli utenti, in base alle necessità ed ai diritti attribuiti, potranno accedere in qualsiasi momento alle informazioni archiviate in modo digitale e potranno soddisfare gli obblighi di esibizione a fine probatorio previsti dalle Norme attuali.