ARCHIVIAZIONE IN OUTSOURCING

Archivi Ambrosiani offre un servizio di archiviazione fisica in outsourcing: questo significa accogliere presso i propri archivi la documentazione in originale del cliente, sia in formato cartaceo che ottico.

Il servizio viene fornito garantendo un'assoluta sicurezza nella conservazione dei documenti, sia dal punto di vista delle strutture utilizzate (scaffalature, contenitori idonei a mantenere l'integrità di ogni tipologia di supporto) che dal punto di vista dei locali, protetti da moderni sistemi antincendio, antiallagamento, antintrusione, sistemi di controllo ambientale, ed eventualmente anche di temperatura e umidità.

Archivi Ambrosiani si occupa scrupolosamente di tutte le attività concordate: il ritiro, la catalogazione e l'archiviazione di tutta la documentazione presa in carico.

I documenti vengono collocati in archivio tenendo conto delle singole particolarità, che possono essere diverse, come ad esempio il loro tasso di consultazione, la loro riservatezza, il tipo di supporto sul quale vengono realizzati.

Il cliente può consultare il proprio archivio in outsourcing in qualsiasi momento e secondo necessità. Può avvalersi del contributo dello staff di Archivi Ambrosiani, in grado di evadere richieste di consultazione e movimentazione mantenendo tempistiche rapidissime, oppure può consultarlo da remoto (in caso di archivi digitali) o direttamente in loco, secondo i servizi richiesti.

Le pratiche possono essere trasmesse in diverse modalità: in originale, tramite fax o scansione digitale. Annualmente, sulla base delle procedure di scarto definite, si procede allo scevramento e smaltimento della documentazione il cui periodo di conservazione, legale o programmato, sia scaduto.

Quali sono i vantaggi dell'outsourcing?

Un outsourcing archivistico presenta una serie di vantaggi, primo fra tutti quello di evitare investimenti in strutture e impianti dedicati ad un archivio. Gli spazi che dovrebbero ospitare l'archivio possono essere quindi destinati ad attività con maggior valore aggiunto.

Lo stesso principio è valido anche per quanto concerne il personale dedicato alla gestione dell'archivio: la possibilità di ricollocazione dello stesso verso attività maggiormente orientate al core business aziendale.

Ridurre i costi ed ottimizzare i processi sono vantaggi macroscopici dell'outsoucing archivistico, che vengono affiancati da altre importanti opportunità quali quella di affidarsi a personale preparato e aggiornato sulle corrette modalità di archiviazione e quella di trasferire all'outsourcer la responsabilità del corretto adempimento della normativa riguardante la sicurezza e la riservatezza dei dati presenti in archivio.