CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Il Decreto Legge approvato dal Ministero dell'Economia il 23 Gennaio 2004 e la successiva Deliberazione CNIPA del 19 Febbraio 2004 garantiscono la possibilitā per le aziende di poter sostituire i documenti cartacei prodotti dai propri sistemi (ciclo attivo) e quelli acquisiti dall'esterno (ciclo passivo) con le relative immagini sottoscritte con firma elettronica e marca temporale.

Questo procedimento prende il nome di Conservazione Sostitutiva dei documenti ed č il passaggio successivo all'archiviazione elettronica dei dati.

In pratica i documenti vengono resi definitivi nella forma, nel contenuto e nel tempo, attraverso l'apposizione di una firma digitale e di una marca temporale che ne garantiscono immodificabilitā e validitā ai fini fiscali.

Tra i vantaggi della conservazione sostitutiva ve ne sono alcuni di grande rilevanza.

Primo fra tutti la conservazione su supporto ottico č meno impegnativa in termini di spazio e, quindi, puā˛ consentire di utilizzare al meglio gli spazi aziendali disponibili. L'azienda puā˛ evitare di sostenere costi di natura logistica, quali dedicare locali per allocare i documenti, rendere e mantenere idonei gli stessi alla conservazione, procedere periodicamente allo scarto e impegnare personale necessario a tutte queste attivitā . Questi stessi benefici si ottengono, tra l'altro, anche attraverso l'Outsourcing dei propri archivi aziendali.

Un altro punto di analisi č quello relativo alla garanzia di conservazione contro il degrado che negli anni i documenti potrebbero subire. Conservare correttamente un documento nella versione cartacea significa anche produrlo utilizzando carta e inchiostro adeguati, non deperibili nel tempo. Questo problema si avverte decisamente meno quando i documenti vengono resi disponibili su supporti ottici o tramite canali informatici.

Infine non č da sottovalutare l'importanza di poter eliminare tutta una serie di costi nascosti che di solito non vengono collegati alle problematiche di conservazione vera e propria ma che di fatto lo sono. Un esempio evidente potrebbe essere quello dei costi relativi all'hardware per la produzione e la relativa stampa di documenti particolari come apparecchiature dedicate ai libri contabili e ai registri.

Tra le diverse tipologie di documenti che possono essere conservati in modo sostitutivo vale la pena di ricordare che ci sono anche Dichiarazioni Fiscali, Libri Sociali, Modelli di Pagamento (F23, F24), Bilanci, Libro Giornale, Registri IVA, Acquisti, Corrispettivi, fatture attive e passive, Libro Matricola e altri ancora.